CASE
Alltrans
Digital workplace

Vertaling nodig? Eén adres: Alltrans is een full-service vertaalbureau sinds 1969. Particulieren, bedrijven en overheidsinstellingen kunnen terecht bij Alltrans voor vertalingen en tolkwerk. Het heeft expertise in zeer uiteenlopende domeinen: van wetenschappelijke teksten over medische papers tot juridische stukken. De vertalingen kunnen indien nodig beëdigd en door de rechtbank gelegaliseerd worden.

De medewerkers van Alltrans bevinden zich op diverse locaties en werken samen via Office 365 – SharePoint. Omdat het kantoor dagelijks heel veel opdrachten verwerkt, nam het maandelijkse factureringsproces bij het management een aanzienlijke tijd in beslag. Tijd die dus niet aan businessgerelateerde werkzaamheden besteed kon worden.

Om die reden nam Alltrans contact op met XQTING.

De opdracht was heel eenvoudig: zorg ervoor dat – met behoud van de huidige werkmethodes – de facturatie op het einde van de maand volledig geautomatiseerd wordt.

Er werden processen gecreëerd om automatisch werkorders aan te maken en (uniek) te nummeren. Via kleurcodes en statussen weten de medewerkers precies welke taken ze moeten uitvoeren en welke opdrachten speciale aandacht vereisen. Een systeem van goedkeuringen zorgt ervoor dat de vertalingen extra gecontroleerd worden waar nodig.

Werkorders kunnen individueel gefactureerd worden. Zonder individuele markering worden ze echter op het einde van de maand per klant verzameld op één factuur. Om aan de verwachtingen van de klant te voldoen, kan Alltrans bepaalde opdrachten groeperen en ook forfaitaire prijzen hanteren. Het automatische proces van XQTING houdt hier rekening mee.

De facturen worden automatisch per e-mail verstuurd in de taal van de klant. Tegelijkertijd wordt een kopie van de pdf bewaard op SharePoint zodat die toegankelijk blijft voor de medewerkers. Vanop SharePoint worden de facturen geïntegreerd in het boekhoudpakket.
Het contact met XQTING verliep van bij het begin uiterst vlot. Ze zijn erin geslaagd om met minimale informatie onze workflow te begrijpen en om te zetten naar een praktische nieuwe oplossing die ons enorm veel tijd bespaart. Ze hielden rekening met al onze wensen en voerden de aanpassingen die we vroegen heel snel door, zodat onze tool na een korte doorlooptijd al volledig functioneel was. Topservice!
Eva Wiertz, Zaakvoerder Alltrans